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Recibir información del cliente bajo una versión publicada del aviso de su despacho y conservar la trazabilidad de esa versión.
Antes de empezar
El propietario o administrador publica el aviso desde Configuración → Privacidad y datos. Los enlaces de intake se gestionan desde el servicio correspondiente.
- Identifica al despacho responsable y sus contactos reales.
- Revisa finalidades, bases jurídicas, destinatarios, conservación y derechos según los tratamientos efectivos.
- Comprueba proveedores, transferencias, datos especialmente protegidos y decisiones automatizadas antes de describirlos.
Cómo se utiliza, paso a paso
Completa el aviso propio
Rellena los apartados del despacho. No copies sin revisar una política de la plataforma: su responsable, finalidades y proveedores pueden ser distintos.
Revisa y publica
Confirma expresamente la revisión del contenido y publica. Se conserva una nueva versión; modificar un campo antes de publicar exige volver a confirmar la revisión.
Comparte el enlace del servicio
Comprueba servicio y destinatario antes de facilitar el enlace privado. Quien tenga el enlace puede acceder a su ámbito: evita canales compartidos y revócalo cuando deje de ser necesario.
Presenta la información antes del formulario
El portal muestra el aviso publicado. Hasta dejar constancia de haberlo recibido, no muestra las respuestas del formulario ni permite nuevas entregas de datos o archivos.
Recoge y revisa los datos
El cliente completa los apartados y aporta los documentos admitidos. Guardar la entrega conserva la versión del aviso recibida; el despacho revisa después la información y su suficiencia.
Gestiona una actualización
Si se publica otra versión, el portal requiere su nueva constancia antes de continuar. El formulario conserva las respuestas aún no enviadas durante esa revisión; comprueba el resultado al guardarlas.
Qué significa cada dato
Los controles disponibles pueden depender de tu rol, del estado del registro y de la ficha que estés utilizando.
- Responsable y contacto
- Nombre del responsable, datos de contacto y correo para privacidad. El contacto del delegado se completa cuando corresponda; no se inventa una designación.
- Finalidades y bases jurídicas
- Explican para qué se usan los datos y por qué puede hacerse cada tratamiento. Recibir el aviso no sustituye la base jurídica necesaria.
- Destinatarios y transferencias
- Describen comunicaciones, proveedores y posibles transferencias internacionales conforme a la realidad del despacho.
- Conservación, derechos y datos necesarios
- Indican plazos o criterios, cómo ejercer derechos y qué ocurre si no se facilitan los datos requeridos.
- Datos especiales y decisiones automatizadas
- Deben describir el tratamiento real. No afirmes que no existen si el servicio recoge datos de salud u otras categorías especialmente protegidas.
- Versión publicada
- Identifica un texto conservado sin sobrescribirlo. Solo una versión publicada vigente habilita la recogida por portal.
- Archivos
- El portal admite PDF, DOCX, TXT, JPEG y PNG, con límite de 50 MB por archivo y reservas limitadas por sesión. Comprueba el mensaje concreto si has agotado la capacidad disponible.
Así se aplica en un caso sencillo
Ejemplo ficticio: un despacho solicita documentación a un cliente para un servicio guiado.
- Publica su aviso real y revisado.
- Comparte el enlace privado del servicio correcto.
- El cliente recibe el aviso, completa el formulario y entrega los archivos; el profesional revisa la entrega.
La recepción conserva la versión mostrada sin convertir esa constancia en autorización universal para otros usos.
Si algo no encaja
El portal dice que no hay aviso publicado
Un propietario o administrador debe publicar el aviso del despacho. El cliente no puede solucionar este bloqueo aceptando una política de otra entidad.
El aviso ha cambiado mientras completaba el formulario
Lee la versión vigente y registra su recepción antes de seguir. Comprueba las respuestas conservadas y vuelve a intentar el guardado o la subida.
El archivo no se puede subir
Comprueba extensión, tamaño, conexión, vigencia del enlace y versión del aviso. Reabre el portal si había una autorización de subida anterior a la nueva versión; no cambies la extensión para eludir la validación.
El enlace ha caducado o está revocado
Contacta con el despacho por su canal habitual. Solo debe emitirse otro enlace si el servicio sigue abierto a recibir información y la persona está autorizada.
Permisos y revisión
Solo propietario o administrador puede publicar el aviso. Los cambios conservan versiones y comprueban que otra persona no haya publicado mientras editabas.
El portal concede acceso limitado por enlace al servicio, sin crear una cuenta del equipo. Las entregas y archivos siguen sujetos a sus controles de vigencia, versión y ámbito.
Comprueba antes de continuar
- El responsable del tratamiento debe revisar su información real antes de publicarla.
- La constancia de haber recibido el aviso no es un consentimiento general para todos los tratamientos.
Más respuestas sobre Aviso de privacidad y portal del cliente
¿Publicar el aviso completa por sí solo el cumplimiento de privacidad?
No. Hace efectiva la información previa del portal y su trazabilidad. El despacho debe revisar también las bases jurídicas, contratos con proveedores, seguridad, conservación y atención de derechos que correspondan a su actividad.
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Escribe a contact@foxlegal.tech indicando sección, acción y mensaje de error. No incluyas contraseñas, enlaces privados ni documentación de clientes.
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