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Disponer de un registro separado de los movimientos del asunto y de sus conceptos pendientes de facturar.
Antes de empezar
Desde el expediente, abre Cuenta e igualas → Cuenta del expediente. En Control económico puedes seleccionar el asunto sobre el que trabajar.
- Elige un expediente activo al que tengas acceso.
- Comprueba la naturaleza del movimiento y su justificante.
- Revisa si el gasto ya figura en costes históricos para no duplicarlo.
Cómo se utiliza, paso a paso
Elige la clase de movimiento
Selecciona honorarios, gasto del despacho, suplido por cuenta del cliente o provisión de fondos. La separación permite interpretar cada saldo.
Identifica importe y fecha
Introduce concepto, importe positivo en euros y fecha real, sin anticipar una operación futura.
Añade el respaldo
Puedes indicar tercero, referencia y un documento existente del mismo expediente. Si necesitas subir un justificante, hazlo primero en Documentos.
Revisa si es facturable
Honorarios y gastos pueden marcarse facturables con el IVA revisado. Suplidos y provisiones se guardan separados y no se ofrecen como líneas de factura por este mecanismo.
Guarda y comprueba los totales
Cada clase mantiene su propio total. Incorpora los conceptos facturables desde la preparación de factura; conservarán su fuente.
Rectifica un apunte
Usa Revertir con un motivo para conservar el original y su compensación. Un concepto ya incorporado a facturación requiere revisar primero su contexto; no se modifica para borrar su rastro.
Qué significa cada dato
Los controles disponibles pueden depender de tu rol, del estado del registro y de la ficha que estés utilizando.
- Honorarios
- Importes por servicios del despacho, introducidos según sus condiciones individuales.
- Gasto del despacho
- Coste soportado por el despacho. La posibilidad de repercutirlo y su tributación no se deducen solo de la etiqueta.
- Suplido por cuenta del cliente
- Registro separado de una cantidad satisfecha por cuenta del cliente. El formulario no añade IVA ni lo convierte automáticamente en ingreso.
- Provisión de fondos
- Registro de fondos vinculados al asunto. No compensa automáticamente facturas ni se suma como cobro de una factura.
- Documento y referencia
- Relacionan el movimiento con evidencia del propio asunto. No se permite escoger archivos de un expediente distinto.
- Costes históricos
- Importes anteriores mostrados por separado. No se copian automáticamente como nuevos movimientos.
- Reverso
- Compensa el original una sola vez y conserva el motivo. Los movimientos ya utilizados en factura quedan protegidos.
Así se aplica en un caso sencillo
Ejemplo ficticio: un asunto recibe fondos del cliente y registra después un gasto documentado del despacho.
- Registra los fondos como Provisión de fondos.
- Registra el gasto por separado con su justificante.
- Revisa qué conceptos pueden facturarse y cómo debe aplicarse la provisión con la persona responsable.
El registro explica la naturaleza de cada importe sin convertir todos los movimientos en ingresos.
Si algo no encaja
No aparece el movimiento en la preparación de factura
Comprueba su clase, la marca Facturable, si fue revertido y si ya se incorporó. Suplidos y provisiones no se ofrecen automáticamente.
No puedo revertir un concepto facturado
Revisa el documento que lo utiliza. La protección evita alterar una fuente ya facturada. Una corrección fiscal necesita el tratamiento correspondiente.
Los totales no coinciden con el banco
Son saldos de movimientos clasificados, no conciliación bancaria ni contabilidad de fondos. Contrasta entradas, salidas y justificantes externos.
Permisos y revisión
Pueden registrar operaciones los miembros activos con rol de propietario, administrador, abogado o personal. El acceso de solo lectura permite consultar. El permiso sobre un expediente restringido sigue siendo necesario.
Si otra persona ha modificado el registro, vuelve a abrirlo y compara los datos antes de guardar. Ante una respuesta de red incierta, comprueba el historial antes de repetir la operación.
Comprueba antes de continuar
- No confundas una provisión con ingreso por honorarios ni con el cobro de una factura.
- La clasificación de un suplido y su tratamiento fiscal requieren comprobar la operación y sus justificantes.
Más respuestas sobre Cuenta del expediente
¿La cuenta sustituye la contabilidad?
No. Organiza el asunto. La contabilización, liquidación de fondos, conciliación e impuestos requieren sus comprobaciones y registros correspondientes.
¿Necesitas ayuda con una operación?
Escribe a contact@foxlegal.tech indicando sección, acción y mensaje de error. No incluyas contraseñas, enlaces privados ni documentación de clientes.
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